Aufbau und Einführung eines Qualitätsmanagementsystems

Hallo Forum,

ich bin neu hier und gespannt auf die Antworten, Tipps und Tricks.

Kurz zur Ausgangssituation, dem Unternehmen und meinem Anliegen:
Ich bin in einem Unternehmen (Schiffswerft) tätig, wo QM bislang nur als "Durchführung der gesetzlich bzw. vom Kunden vorgeschriebenen operativen Prüfungen am Produkt - Stichwort: Schweißnahtprüfung" verstanden wurde. Jetzt hat das Unternehmen den Besitzer gewechselt und dieser möchte, u.a. auch um an öffentlich ausgeschriebene Aufträge zu kommen, ein QMS aufbauen und diesen auch nach ISO 9001 zertifizieren lassen.

Jetzt stehe ich vor der Aufgabe, ein komplettes QM System für ein Unternehmen, welches bis nächstes Jahr wieder ca. 400 MA beschäftigen wird, aufzubauen und einzuführen. Es ist nichts vorhanden, also wirklich von null auf loslegen.

Es muss die komplette Doku erstellt werden (QM Handbuch, Prozesse definieren, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen), Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden, ein Auditsystem aufgebaut werden, und und und...

Ich bin mir bewusst darüber was so ein QM System beinhalten muss und ich kenne mich auch mit den Vorschriften der Norm aus. Nur bin ich im Moment ein wenig unsicher, wo ich anfangen soll und welche Schritten folgen. Hat jemand hier schonmal ein QM System in einem Unternehmen in vergleichbarer Größe von Null aufgezogen? Habt ihr Tipps in Richtung eines Projektplans? Was würdet ihr in welcher Reihenfolge tun?

Ich bin für jedes konstruktive Kommentar dankbar.

Gruß

Hallo,
dies ist aus der Ferne natürlich schwer zusagen.

Ich würde erst einmal die Prozesse und den Scope definieren und diese der Norm gegenüberstellen. Hier würde ich ggf. schon auf die neue Norm 2015 gehen. Im Netzt und hier im Bereich gibt es schon einige Infos dazu (10 Kap. statt 8 usw.)

Wenn dir die Erfahrung fehlt könnte ja auch jemand von draußen mal drauf schauen, ohne jetzt Werbung für Berater machen zu wollen, es gibt leider auch viel schwarze Sch... in der Branche. Je nach dem wie viel Zeit du bekommen hast die Umsetzung zu machen.

Gruß
Wolfgang

Hallo Tharibo,

das ist Teamarbeit - allein kannst Du das nicht stemmen - zumindest nicht in einer vernünftigen Zeit - und auch im Team gehen da 1 - 2 Jahre wenn nicht mehr ins Land.
Da müssen mehrere Aktionen parallel laufen z.B. Handbucherstellung, Abgleich der Prozesse mit der Norm wie schon von Wolfgang erwähnt, Erstellung von Anweisungen für die bereits bestehenden Prozesse, Umsetzung der auf dem Papier definierten Prozesse in die Praxis, etc.
Ich empfehle einen externen Berater/Auditor als Projektmanager zu nutzen, der zuerst den Ist-Bestand aufnimmt, die notwendigen Ressourcen definiert und dann die interne Mannschaft und die Arbeiten koordiniert und den Terminplan erstellt und überwacht.
Man kann auch Qualitätsmanagementhandbücher kaufen - diese sind aber ihr Geld nicht Wert - und maximal als Grundlage brauchbar - ihr müsst das so oder so auf eure Gegebenheiten umschreiben! Mit dem Berater würde ich ein Erfolgshonorar aushandeln.
Ich hatte "nur" die Aufgabe einen kleinen Betrieb von der ISO 9001 auf ISO/TS 16949 zu bringen - da hat es sich so ähnlich abgespielt - hatte allerdings das Glück auf gewisse vorhandene Strukturen zurückgreifen zu können - der Großteil wurde aber auch neu erstellt (QMH, Anweisungen, etc.), wir waren zu zweit und benötigten 1,5 Jahre, die Zertifizierung wurde beim ersten Anlauf bestanden.

Gruß
Paul

Hallo,

Du kannst es wahrscheinlich schon schaffen, bis nächstes Jahr ein QMS so aufzubauen, dass es zertifiziert werden kann. Dafür müsst ihr euch aber auf das Wesentliche konzentrieren und nicht schon irgendwelche Wunschgedanken versuchen umzusetzen. Bis es dann aber wirklich alles richtig effektiv läuft und was bringt, wird wohl etwas mehr Zeit ins Land gehen. Ich gehe mal davon aus, dass ihr wisst, welche Bereiche mit eingebunden werden sollen, so dass ich die Ziele jetzt nicht diskutiere.

Folgende Schritte würde ich durchziehen:
1. die "wichtigen Leute" informieren und geistig mit ins Boot holen. Da brauchst Du ggf Unterstützung der GF. Macht denen klar, was ein QMS bedeutet und welche potentiellen Vorteile bestehen - und wenn es nur mehr Aufträge sind.
2. Status quo ermitteln. Schau Dir hierzu ruhig die praktische Umsetzung der von der Norm geforderten Verfahren an und lass parallel die potentiellen Verfahrenseigner ihre Vorstellung beschreiben (inkl. der Kennzahlen). Ihr seht dann gemeinsam, in wie weite Vorstellung und Umsetzung auseinanderklaffen und wo noch Lücken zur Norm bestehen. Prüf in dem Zusammenhang unbedingt die Umsetzung von Aufzeichnungen. Ihr braucht ausgefüllte Nachweisdokumente beim Audit.
3. Führt dann Theorie und Praxis so zusammen, das die Norm erfüllt und von der Praxis möglichst wenig abgewichen wird. Noch nicht umgesetzte Vorstellungen der Verfahrenseigner könnt ihr später gut als Verbesserung beschreiben - Thema Managementreview
4. Schulung der MA durchführen. Auch hier müssen die Verfahrenseigner mit eingebunden werden. Lass sie dann mal kurz laufen.
5. In der Zwischenzeit kann das QMH zusammengestellt werden. Ich für meinen Teil befürworte ein Basis-QMH, das auf die relevanten Verfahren nur verweist. Es steht nirgend geschrieben, dass die im QMH beschrieben werden müssen.
6. Audit der einzelnen Bereiche und Beschreibung/Bearbeitung der Maßnahmen.
7. Managementreview.
8. Audit

Wenn ihr schon einen Zertifizierer habt, setz Dich mit ihm in Verbindung. Die Leute haben i.d.R. Erfahrung, ihr könnt ggf. eine Vorbesichtigung vereinbaren und natürlich dann einen echten Audittermin. Wenn ihr noch keinen habt, such Dir möglichst schnell einen.

Sorry für alle Berater, ich glaube nicht, dass man dafür einen braucht. Wolfgang schreibt das schon richtig, es gibt einen Haufen schwarzer Sch.... und bist Du das merkst, hast Du viel Zeit verplempert. Die 9001 ist jetzt nicht die große Hürde und mit ein bisschen GMV sollte das machbar sein.

Gruß,
QMO

QMO hat vollkommen recht.

Ein Jahr ist eine akzeptable Zeit. Wenn du dann auch noch den Zertifizierer frühzeitig mit ins Boot holst, kommen nachher auch keine böse Überraschungen.

Am besten wie schon erwähnt, gehe hier auch prozessorientiert ran. Jeder Prozessschritt hat einen Input => Prozess =>Output, dies kannst du schön in einem Turtle darstellen, die Risiken kannst du dann auch noch gegenüberstellen.

Gruß
Wolfgang

Hallo,

QMO hat ja den Fahrplan schon grob dargestellt - würde ich auch so machen.

Noch 2 Punkte möchte ich nennen:
- Der neue Besitzer will ja die Zertifizierung. Du musst jetzt mit ihm eine Allianz aufbauen und sicherstellen, dass er Dich auch wirklich unterstützt. Diese Unterstützung darfst Du allerdings nur im Notfall fordern. Baue aber jetzt schon ein Reporting auf, mit dem Du den Fortschritt aufzeigen kannst; z.B. % per Geschäftsprozess. Damit gibt es auch gleich ein Druckmittel.
- "Ownership". Identifiziere die Geschäftsprozesse und finde die Prozesseigentümer. Sie müssen jeweils die Gesamtverantwortung für ihren Prozess übernehmen. Damit das funktionieren kann, lass die Prozesseigentümer ihre Prozesse beschreiben. Bitte beschreibe Du deren Prozesse nicht!!! Unterstützen / moderieren darfst und musst Du natürlich.

Hallo,

vielen Dank für die hilfreichen Informationen. Ich denke, dass wir mit der 9001:2008´er Version beginnen werden, diese kann man ja noch einige Jahre führen. Danach kann man übergehen auf die neue Revision.

Ich denke, dass die Akzeptanz in der Mannschaft und auch in den Führungsebenen eine große Herausforderung darstellen wird, da die Mitarbeiter hier gewohnt sind, wie in einem "großen Handwerksbetrieb" zu arbeiten und auch viele gar keine realistische Vorstellung davon haben, was so ein QMS für Vorteile mit sich bringt. Es wird leider immernoch als viel Papierkram (aber ohne wirklichen Nutzen) angesehen. Leider auch in den Führungskreisen (viele Führungspositionen wurden mit altbewehrten Mitarbeitern besetzt, die "keine" akademischen Hintergrund haben, was ja nicht schlecht sein muss. Nur leider kennen sie den Prozessansatz nicht und haben auch keine anderen Firmen gesehen und wissen daher auch nicht wie das Ganze auch laufen kann.
Daher denke ich, dass eine Strategie zum Abbau der Ängste unbedingt notwendig ist.

Vielen Dank nochmal, über weitere Kommentare freue ich mich.

Gruß
tharibo

Moin tharibo,
habe gerade ein audit hinter mir. Wenn meine Auditoren richtig liegen, sind die 2015er Bestimmungen noch nicht mal abgesegnet, geschweide Auditoren überhaupt in der Lage eine 9001:2015 zu auditieren - also locker bleiben und dann hast du mindestens bis 2017 Zeit für eine überarbeitung.

Wichtig ist wirklich, dir die Unterstützung der obersten Leitung in dieser Sache alleine schon mit einer offiziellen Bennnung zum QMB bestätigen zu lassen - und sie auch ggf. in die Pflicht zu nehmen. Sonst wirst du zahnlos und alle werden ihre Tätigkeiten über deine Anforderungen stellen.

Viel Erfolg ist ne Mammut-Aufgabe