Freigabe von Dokumenten ohne Workflow

Hallo zusammen,

ich arbeite nun seit kurzem als QMB in einem Unternehmen (35 Mitarbeiter) welches nach ISO 9001 und 13485 zertifiziert ist und lerne nun neue Strukturen kennen, die ich aus meinem alten Unternehmen (2.500 Mitarbeiter) nicht kannte

In meinem alten Unternehmen gab es einen Sharepoint auf dem alle Dokumente mit ID und Version abgelegt waren. In dem neuen gibt es sowas jedoch nicht. Man arbeitet hier mit einer serverbasierten Ordnerstruktur "Freigegebene Dokumente" und "Dokumentenbearbeitung" und jedes Dokument bekommt eine spezielle Bezeichnung, die in einer Excel-Tabelle eingetragen wird (damit die Zahlen nicht doppelt vergeben werden) Mit der Bezeichnung der Dokumente kann ich mich durchaus anfreunden, aber der Freigabeprozess ist in meinen Augen verbesserungswürdig und deshalb hätte ich gern eure Meinung zu diesem Thema oder Ideen wie man das ganze verbessern könnte.

Wenn ein Dokument geändert werden muss, verschiebt man es vom Ordner "Freigegebene Dokumente" in den Ordner "Dokumentenbearbeitung". Nachdem man alle Änderungen vorgenommen hat, wird ein Freigabe-Word-Dokument erstellt, welches vom Ersteller, dem Abteilungsleiter und mir als QMB abgezeichnet werden muss (Vier-Augen-Prinzip ist also gegeben). Dieses Dokument wird dann ausgedruckt und rumgereicht. Da wir jedoch zwei Standorte in Deutschland haben und ich somit nicht alle Unterschriften zeitnah bekomme, weil Mitarbeiter im Ausland sind oder so, würde ich diesen Prozess gern optimieren damit diese "Freigabezettel" nicht wochenlang auf meinem Tisch schlummern. Habt ihr vielleicht Erfahrungen mit einer ähnlichen Methodik und könnt mir einen Tipp geben, wie man die Problematik ohne zusätzliche QM-Software verbessern kann?

Vielen lieben Dank bereits im Voraus für euer Feedback

Hallo JaNo,

es gibt bei Word die Möglichkeit digitale Signaturen zur Unterschrift anzuhängen oder anzufordern. Hier der Link zur Microsoft Hilfe:
http://office.microsoft.com/de-de/support/...A010354308.aspx

Somit wäre theoretisch ein papierloses Freigeben möglich. Allerdings solltest du hier oder deinen Auditor fragen ob dieses Prozedere ausreichend ist.

Mfg
Matthias

Hallo JaNo,

Low Level: Dokumente verschicken und dann unterschreiben und scannen lassen. Das gescannte Dokument per email zurückerhalten und das Original dann eben beizeiten dazupacken.

High Level: Elektronische Unterschrift bzw gescheites DMS einführen. Bei der elektronischen Signatur ist man dann auch schnell bei der Validierung der entsprechenden Software. Ihr habt 13485, da ist die FDA meist auch nicht weit. Hier wäre dann 21CFR Part11 zu beachten und in D das Signaturgesetz. Ich bin mir nicht sicher, in wie weit die Microsoft-Lösung dem ganzen gerecht wird. Bei Sharepoint geht das wohl, aber sonst? Es tummeln sich ein paar Anbieter auf dem Markt, die entsprechende Lösungen bieten.

Gruß,
QMO

Vielen lieben Dank für die Rückinfos

Ich strebe ebenfalls eine Software-Lösung an um einfach auch eine klare Rechtevergabe zu haben und vor allem um eine Excel-Tabelle abzuschaffen in der jede Änderung eines Dokuments eingetragen werden muss und wenn man das vergisst, dann weiß man nicht mehr welches die aktuell gültige Version ist. Da ist mir das Risiko einfach zu groß, dass etwas verloren geht.

Das Problem ist jedoch, dass mein Chef im Moment möglichst wenig Geld in die Hand nehmen möchte für ein DMS und ich nicht viel Erfahrung habe mit der Software, weil ich bisher nur eine kannte.

Die einzige Software, die ich bisher gefunden habe, ist roXtra von Rossmanith, mit der wir wirklich alles abdecken könnten. Diese jedoch kostet zum Kauf in unserer Konstellation (5 Bearbeiter, 30 Leser) ca. 4500-5000€ und das ist meinem Chef im Moment einfach zu viel Aufwand.

Habt ihr eventuell Erfahrungen mit Software, die ihr mir empfehlen könnt, bevor ich jetzt tagelang das Internet durchforste?

Guten Morgen,

da wir inzwischen wieder viele neue Gesichter hier haben, wage ich es mir die Frage noch einmal zu stellen. Kann mir jemand eine DMS empfehlen zur Lenkung von Dokumenten und MIT Genehmigungsworkflow?

Vielen Dank schonmal im voraus

Hallo JaNo,

genau in diesen Bereich geht die Neuentwicklung der Software QuoMod DMS.

http://quomod.com/dms-dokumentenmanagement...los-downloaden/

Aktuell ist der Schwerpunkt die Suchmaschiene sowie die Schlagwort Verwaltung und genau mit dieser ist eine Struktur schrittweise aufbaubar. Die automatische Versionierung, also QM konforme Lenkung von Aufzeichnungen und Dokumenten, ist in dem großen "Vater" Produkt enthalten und wird in den nächsten 2 Wochen übernommen. Und zwar in der Form, dass auch hier keine Datenbank Installation notwendig ist.

Ganz getreu nach dem KISS Prinzip : keep IT studid simple. Da kostenlos, lohnt sich sicherlich ein Blick auf die neuen Softwarelösung.

Freundlicher Gruß vom QuoMod Teamworker
Stefan Bressel.