Prozessregelungen und Management-Review für Stabsabteilung QM?

Liebe QM´ler,

mein Team und ich stehen gerade vor einer grundlegenden Frage, die die Meinungen spaltet - ich hoffe, dass mir jemand von Euch weiterhelfen kann?

Wir sind die Stabsabteilung QM in einer Klinik und somit für zentral für alle QM-Belange verantwortlich. Wir haben leider kein organisationsweites QMS sondern "zäumen das Pferd von hinten auf" in dem einzelne Bereiche bereits eine DIN 9001-Zertifizeirung besitzen. Aktuell gibt es auch für das zentrale QM noch keine Zertifizierung wird aber für 2015 angestrebt.

Jetzt meine Fragen:
Müssen wir als zentrales QM ebenfalls unsere internen Prozesse darstellen (hier vor allem das Thema "Beschaffung" was uns Kopfzerbrechen macht - da fällt grad aus unserer Sicht nur Büromaterial drunter)?
Wir planten in unserem Management-Review zum einen unsere Arbeit zu bewerten, aber auch (wir sind ja Stabsabteilung) organisationsweite Themen (Beschwerde-/Fehlermanagement, Maßnahmen aus bereichsübergreifenden Feststellungen in Audits, ...), mit einzubinden - haltet Ihr das für sinnvoll? Oder lieber 2 Reviews machen (1x abteilungbezogen und einmal organisationsweit)?

Vielen Dank im Voraus

Hallo QM_R,
habe ich es richtig verstanden, dass in einer Klinik mehrere Zertifikate existieren? Also, jede Abteilung/Fachbereich wird für sich zertifiziert aber unter einem zentralen QM System!
Gruß
Norbert

Zu Deinen Fragen:
Wenn die Abteilung eine QM Zentrale ist halte ich es für Selbstverständlich die internen Prozesse mit Verantwortlichkeit darzustellen. Ein Management – Review zur QM Zentrale und ihren Tätigkeiten würde ich dann für Sinnvoll sehen. Ich halte alles für sehr umständlich, weil ich sicherlich keine Ahnung habe von QM im Krankenhaus.

In meiner Tätigkeit haben wir vier Werke ( zwei im Ausland und zwei in Deutschland ) in einem Zertifikat.

Matrix – Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 mit einem QM System und einem Zentralen Management – Review.

Jedes Werk hat auch Lieferanten / Beschaffung. Somit auch Lieferantenfreigabeverfahren sowie Lieferantenbewertung. Jedes Werk hat auch Q - Verantwortliche die an die Werksverantwortlichen berichten und diese wieder an den zentralen QM Verantwortlichen. Daraus resultiert ein gemeinsames Management – Review. Vielleicht kann etwas für dich abgeleitet werden aus unserem Verfahren!

Beschaffung:
Gibt es Reisetätigkeiten? Wer Beauftragt/Bestellt. Schulungsangebote? Ich denke Bürobedarf könnten auch Hilfsmaterialien sein. Wären für mich Allgemeinkosten.

Hallo Norbert,

ja Du hast das richtig verstanden - Matrix-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 aber mit mehreren Zertifikaten (jeder Bereich hat sein eigenes :S ) unter einem QMS. Die Matrix wird aktuell jährlich ausgeweitet.
Leider gibt es bis dato aber noch keinen zentralen Management-Review - es gibt bereichsbezogene Reviews und wir werden (wollen) die zentralen Themen abbilden.
Mittelfristig ist geplant, dass wir erst die Bereichs-Reviews einfordern und im Anschluss eine Gesamt-Bewertung erstellen die dann der Vorstandschaft vorgelegt werden soll.

Es gibt keine Reisetätigkeiten bzw. Dienstreisen sind bereits geregelt, aber Schulungsangebote - fallen die auch unter Beschaffung?

Unsere Überlegungen gehen aber auch dahin die Stabsabteilung QM innerhalb der Matrix-Zertifizierung eigenständig zertifizieren zu lassen - ist das sinnvoll?

Hallo QM_R,
aus welchem Grund sollte noch zusätzlich die QM Abteilung nach 9001 zertifiziert werden?

Aus meiner Sicht völlig überflüssig.

Bei einer Matrix- Zertifizierung ist die QM Abteilung in jedem zertifizierten Bereich mit verantwortlich. Die QM Abteilung Plant und führt alle internen Audits in den unterschiedlichen Bereichen durch. Auch bei den externen Rezertifizierung sowie die Überwachungsaudits werden von der QM Abteilung mit verantwortlich begleitet. Wozu wird ein zusätzliches Management – Review benötigt. Ihr habt doch eure Kennzahlen! Die QM Abteilung ist in der jeweiligen Prozesslandschaft sowie im Organigramm verankert. Mit der Darstellung der Wechselwirkung werden die Kennzahlen von den jeweiligen Abteilungen definiert. Wenn ein zentrale Management – Review benötigt wird, könnte dieses die Zusammenfassung aller Abteilungen sein für den Vorstand.
Gruß
Norbert

Hallo Norbert,

vielen Dank für die sehr hilfreichen Informationen. Ich war auch Deiner Meinung, dass wir kein eigenständiges Zertifikat brauchen. Es war bisher auch bei den Überwachungsaudits immer so, dass das zentrale QM mit-auditiert wurde. Meine Kollegen sind aber der Meinung es gäbe dafür keine Grundlage.

Vielen Dank
Matthias

Es muss nicht unbedingt "Geld" ausgeben werden, wenn es nicht erforderlich ist.

Weiterhin viel Erfolg

Gruß
Norbert