Turtle statt Prozessbeschreibung

hallo zusammen, als neuer QMB kümmere ich mich um die Prozesslandschaft. Mein Vorgänger hat begonnen, komplette Prozessbeschreibungen durch jeweils eine Prozesskarte nach dem Turtle-Modell zu ersetzen. Ich habe da etwas Bauchweh, ob dies denn normenkonform nach ISO/TS16949 ist.

Vorteil wäre der erheblich geringere Dokumentationsaufwand. Es wird argumentiert, dass, wenn der Prozesseigner mit der Prozesskarte seinen Prozess regeln kann, dies normkonform ist. Weiterführende Informationen (z.B. Arbeitsanweisungen, Formulare) sind auf der Prozesskarte verlinkt.

Über ein Feedback würde ich mich freuen, ob jemand damit Erfahrung hat.

Hallo Martin,

sowas ist von den Auditoren nicht nur gern gesehen sondern erwünscht - weil es ihnen das Leben sehr vereinfacht. Und es ist normkonform.


Gruß
Paul

Hallo,

habe das mal genauso praktiziert, ist wie Paul auch sagt, sehr gut bei Auditoren aber auch Prozesseignern angekommen. Da der Prozesseigener, wenn er das Ding einmal lesen kann, dem Auditor seinen Prozess gut erklären kann und auch immer weiß welche Kennzahlen relevant sind, etc.

TamTom

Hallo,
auch für die internen Auditoren sehr hilfreich !
Wir haben dies in unseren internen Standard Q Schulungen mu aufgenommen, so das jeder (gesamten Unternehmen) einen Turtle lesen kann.
Man muss nur darauf achten das alles wichtige drinnen steht, daher laufen bei uns in der Anfangsfase der "alte" Prozessbeschreibumg parallel.
Gruß
Wolfgang

Hi.

Ich befasse mich im Moment auch mit unseren Prozessbeschreibungen im Unternehmen. Bei uns sind alle Prozesse in Textform im QM-Handbuch erklärt, aber aus meiner Erfahrung weiß ich, dass das keiner liest.
Ich würde gern die Prozesse mit dem Tutle darstellen, aber weiß nicht so richtig wie ich es angfngen soll. Kann mir jemand Hilfestellungen geben?

Hallo,

versuchs mal damit:
 Turtle_draft_Forum.docx ( 114.13KB ) Anzahl der Downloads: 8

Gruß

TamTom

An dieser Stelle Danke für das Beispiel... hilft wirklich weiter. Gruss, Markus

Schönes Beispiel, Danke.

Hallo TamTom,

ist ein Turtle wirklich ausreichend? Ich finde gerade die Darstellung als Flussdiagramm schön übersichtlich und hätte den Turtle jetzt als Ergänzung gesehen (oder umgekehrt), wo man schön die Einflüsse auf den Prozess sieht.. Der Flowchart ist doch im Prinzip das was sich unter dem Panzer abspielt..? In machen Beispielen findet man Turtle, Flowchart und ausführliche Textbeschreibung..

Da ich gerade dabei bin das Handbuch und die Prozessbeschreibungen zu überarbeiten, stelle ich mir gerade selbst die Frage, wie ausführlich ich die Prozesse beschreiben will..

tja die Sache mit der Ausführlichkeit ...
So ausführlich wie nötig, aber so wenig wie möglich.
Konkret bedeutet dies die Abhängigkeit der Beschreibung von der Ausbildung der Ausführenden und den Möglichkeiten von der erwünschten Linie abzuweichen.
Wenn ich also eine Software nutze, die innerhalb der Auftragserfassung mit strukturierten Abläufen, ausschließlich Pflichtfeldern und diese auch noch mit guten Hilfetexten hinterlegt arbeitet, und das Ganze von Kaufleuten bedient wird, reicht ein Turtle.
Je mehr Fehlermöglichkeiten, je geringer die Vor- und Ausbildung der MA, desto höher das Risiko, desto aufwendiger die Dokumentation der Verfahren.

In einer Arbeitsanweisung ist aber ein Flussdiagramm sicherlich die praktikabelste Lösung um ein vernünftiges Ergebnis an der Maschine zu erhalten.

Hallo,

also ich habe es wie folgt umgesetzt; erst Flussdiagramm, dann eine verbale Beschreibung der im Flussdiagramm beschriebenen Schritte, dann das Turtle mit einer Risikobetrachtung des Prozesses verbunden dargestellt.

Hallo,

nutze die Turtle (in der Form) aktuell nicht. Ich habe im meinem aktuellen Handbuch ein Flussdiagramm und eine Seite (Tabelle), die immer die gleichen 10 Punkte je Prozess beschreibt:
1. Prozessbeschreibung, 2. Verantwortlicher 3. Ziel, 4. Abgrenzung, 5. Input, 6. Output, 7. Risiken, 8. Kennzahlen, 9. Bewertrung 10. mitgeltende Unterlagen. Das erlaubt mir, bei Service Prozessen wie Personal eben auch keinen Flow zu haben.

Das hält das Handbuch schmal.

Wenn ich Turtle verwenden würde, würde ich es so machen:

Im Handbuch Turtle fertig, alles weitere in Verfahrensanweisungen (auch in Prozessflow Form) und Arbeitsanweisungen.

Flow und Turtle und Beschreibung, finde ich zuviel. Die Beschreibung muss in 2 Sätze passen! Ergänzen darf man das mit der Prozessabgrenzung. Aber der Anspruch ans Turtle ist ja genau der den Prozess kurz und knapp darzustellen. Wenn ich das im Turtle nicht kann, habe ich meine Prozesse nicht richtig eingeteilt, dann stimmt schon was auf der Landkarte nicht.
(Ein Turtle soll einem Auditor die Möglichkeit geben, den Prozess schnell zuverstehen und durch damit die richtigen Fragen zu stellen, ich erfülle dies nicht wenn ich eine weitere verbale Beschreibung brauche!)

Mein Handbuch muss Forderungen vom Automotive, Nuklear und Medizinprodukt + Engerie erfüllen, also hat es schlanke 39 Seiten, aber für fast jede der oben genannten Normen gibt es eine VA die nochmal 11-20 Seiten umfasst. (Die fangen wenn möglich mit einem Flow-Chart an und die einzelnen Prozesschritte werden in den Unterpunkten ergänzt.)

Ich habe mich damit abgefunden, das in einem Unternehmen, keiner das Handbuch liest, also schreibe ich rein was sein muss und Auditoren befriedigt, was wirklich wichtig ist muss in eine Arbeitsanweisung.

Gruß

TamTom

Hi tamtom,

vielen Dank für die praktischen Hinweise! Allerdings wirft dein Beitrag noch ein paar Fragen bei mir auf:

1)

Ich verstehe leider immernoch nicht, warum ein Turtle ausreicht.. Klar, man hat die ganzen wesentlichen Einflussfaktoren übersichtlich dargestellt, aber der eigentliche Prozessablauf ist "unter dem Panzer der Schildkröte verborgen".. In diesem Zuge verstehe ich auch den Hinweis auf die Landkarte nicht ganz, das ist doch im Prinzip nur eine Übersicht über die Prozesse in der Firma..

Ich versuche es nochmal in meinen Worten zu beschreiben:

Die Landkarte gibt die Übersicht über die Prozesse im Unternehmen, der Turtle die Einflussfaktoren auf einen einzelnen Prozess und das Flussdiagramm den konkreten Ablauf dieses Prozesses. Die Beschreibung wird mit jedem Schritt präziser.. Ich kann hier nicht erkennen, dass das eine das andere ersetzen könnte.. Oder anders: Wenn ein Mitarbeiter den Turtle sieht, dann weiß er zwar was rein geht, mit was und wem er arbeiten muss, wie man den Prozess überwachen kann und wo die Risiken liegen, aber der konkrete Ablauf (Schritt für Schritt) bleibt unklar..

Oder war das nur aufs Handbuch bezogen?

Ich hatte eigentlich vor, die einzelnen Prozesse im Handbuch gar nicht zu beschreiben (liest ja eh keiner ), sondern nur auf die Einteilung (Führungs-, Kern- und Supportprozesse) einzugehen und die Prozesslandkarte zu verlinken oder abzubilden.. Dann hätte ich für jeden Prozess eine VA erstellt mit Turtle und Flussdiagramm. Auf die ausführliche Beschreibung (also jeder Schritt aus dem Flussdiagramm nochmal in Textform beschrieben) würde ich auch gerne verzichten, liest bestimmt auch keiner..

2) Kannst du ein Beispiel für die Prozessabgrenzung zeigen? Ich kann mir zwar vorstellen, was es bedeutet, aber wie stelle ich das konkret dar? Hat man die Abgrenzung der einzelnen Prozesse voneinander nicht schon durch Prozesslandkarte, Turtle und Flowchart ausreichend beschrieben?

Danke schonmal fürs lesen, war eigentlich nicht beabsichtigt, euch mit so viel Text zu quälen

Gruß

@tamtom

das kenne ich auch und viele werden Dir dabei auch zustimmen:

Zuviel Text, das ließt keiner und will keiner.

Aber interessant ist, wenn ich VA, AA von den jeweiligen Prozesseignern bei uns erstellen lasse, kommt genau das heraus. Am Ende können die Verantwortlichen selbst nicht einmal Ihre eigenen Festlegungen durchführen. :evil:

Manchmal ist weniger mehr und mehr ist weniger. :woohoo:

Bezüglich Turtle, diese haben wir ebenfalls als "Tabelle" beschrieben.

@Möchtegern QMB

stell Dir einfach eine Pyramide vor:

1) Prozesslandkarte (als Übersicht)
2) Turtle = grobe Prozessbeschreibung mit In-, Out, Ressourcen, welchen Vorgaben (Anweisungen), etc.
3) Tätigkeit- bezogene Anweisungen (zu den Prozessen)
4) Formblättern für/oder Nachweisdokumente, Aufzeichnungen,

Hallo,
der obere Teil beantwortet sich mit einem JA, es war nur auf das Handbuch bezogen.
HInter das Handbuch (Panzer, gehören, Ablauf Beschreibungen und Details für den Mitarbeiter)

Prozessabgrenzung sieht so aus: Der Prozess der Produktion startet mit dem erhalt der Fertigungsunterlagen und der durch die QS geprüften Materialien, er endet mit der Abgabe der geprüften Ware ans Lager. (und um die Unabhängigkeit der QS gewährleisten:) Die Miatbeiter der Inspektion und Dokumentation unterstehen in direkter Weisungsbefugnis dem Qualitätsmanager

Das soll Anfang und Ende des Prozesses deutlich machen, wir haben im Zuge von Übernahmen immer mal wieder das Thema, Verkauf ist Teil des Werks mal nicht, wo fängt der an wo hört er auf, ist Fertiginspektion noch Produktion oder nicht, wann fängt Supply Chain an. Sowas erklärts, unsere Prozesslandkarte zeigt das nicht, aber die hat auch nur 4 Kernprozesse

Aus dem Satz, Ich hatte eigentlich vor, die einzelnen Prozesse im Handbuch gar nicht zu beschreiben (liest ja eh keiner ), sondern nur auf die Einteilung (Führungs-, Kern- und Supportprozesse) einzugehen und die Prozesslandkarte zu verlinken oder abzubilden. Entnehme ich mal dein Handbuch ist nach Normkapiteln aufgebaut (?), das ist meins nicht, meins besteht aus Normblabla, mit Verbindlichkeitserklärung, Scope, Definitionen und Referenzen und eben den Prozessbeschreibungen. Das Kapitel 7.6 oder 8.3 sucht man vergeblich, da muss sich der Auditor die Mühe machen zuzuordnen, oder er nutzt meine Matrix.
Den spätestens wenn du ISO50001 integrieren willst, scheiterst du an Kapitel 5 (was in der Neuen Norm auch nicht mehr 5 ist, wenn mich nicht alles täuscht?) ich habe einen Prozess Werksleitung, der muss das abdecken, fertig.

Gruß

Tamara

Das nächste mal stelle ich die Frage voran, dann hätte ich mir den Rest sparen können

Hier kurz zu meinem Aufbau:

- Einleitung (Es sind die Forderungen der ISO 9001 umgesetzt, bla..)
- Qualitätsmanagement Grundsätze (Was ist QM?)
- Qualitätspolitik (Was leiten wir daraus für uns ab?)
- Aufbau der Organisation (Organigramm, Qualitätsrelevante Aufgaben, Link auf Verantwortlichkeitsmatrix)
- Ressourcen (Kommunikation, Arbeitssicherheit, Personalentwicklung, kurze Erläuterung und Verweis auf mitgeltende Unterlagen)
- Prozesse (Einteilung der Prozesse, Prozesslandkarte, Verweise auf VAs)
- Messung, Analyse, Verbesserung (Kurze Erklärung, wie das QMS überwacht und weiterentwickelt wird und Verweis auf die weiteren Unterlagen wie Auditplanung, Lieferantenbewertung, Kundenbefragung..)

Als Ausgangspunkt habe ich "Das dünnste Handbuch der Welt" vom "QM-Guru" (ist hier auch aktiv) verwendet und es ein wenig ergänzt (weil ich das doch extrem knapp empfand). Sind jetzt ganze 8 Seiten inkl. Deckblatt.. Wichtig ist mir, dass der lesende Mitarbeiter versteht worum es geht, wozu das ganze und dass es eine Art roten Faden gibt.. Ich hoffe, das wird mir gelingen..

Habe eben sehr interessiert die Beiträge gelesen, da ich bisher noch immer nicht hinter dem Turtle-Modell stehe.

@Möchtegern QMB: Deine Angaben Teile ich voll und ganz, m.E. bietet das Turtle-Modell wirklich nur einen groben Überblick über einen Prozess. Ein Flussdiagramm kann dieses Modell wahrlich nicht ersetzen! =)

Ich kann mir auch nicht vorstellen, dass Auditoren aus dem Automotive-Bereich sich ausschließlich mit einer so stark vereinfachten Darstellung zufrieden geben!?

Sorry SP,
da muss ich wirklich widersprechen.
Einen Turtle nimmt man zur Prozessanalyse und kann ein Teil der VA sein und zur Gegenüberstellung (bei den Beinchen) kann ich die Risiken betrachten. Ein Flussdiagramm ist was ganz anderes und ZEIGT i.d.R einen ganzen Prozesablauf (mehrere Prozessschritte). Ein Turtle hingegen nimmt man zur Analyse, Schnittstellenbetrachtung usw.
Beide sind wichtig und für sich unabhängig bzw. ergänzen sich.

Gruß
Wolfgang

Das sich die zwei Tools gut ergänzen können denke ich auch, ich wollte auch nichts gegenteiliges behaupten.

Wir scheinen sogar einer Meinung zu sein: "Ein Flussdiagramm ist was ganz anderes und ZEIGT i.d.R einen ganzen Prozesablauf (mehrere Prozessschritte). Ein Turtle hingegen nimmt man zur Analyse, Schnittstellenbetrachtung usw."

Demnach wäre es für mich sehr seltsam, wenn es Auditoren gibt die sich allein mit Turtles zufrieden geben. Für mich ersetzt ein Turtle keine Prozessbeschreibung, was ja die ursprüngliche Fragestellung war.

Viele Grüße
SP

@SP.

Die Prozessbeschreibungen in Form von Flussdiagrammen haben zum Ziel, den "Weg" zu grafisch beschreiben. Daneben gibt es noch Prozessbeschreibungen in fließender Textform bzw. in Tabellenform.

Die Turtels enthalten auf kurzen Blick Informationen zu den In-, Output, Schnittstellen, Ressourcen, KPI´s etc. enthalten. Sie geben somit einen Gesamtüberblick mit allen notwendigen Informationen. Aus diesem Grund sind diese deswegen so beliebt bei Auditoren. Diese Informationen haben Flussdiagramme nicht.

Wenn man es ganz genau machen möchte, kann man ein ganzen Flowchart in mehrere (Teil-)Turtles zerlegen.

Langsam verstehe ich, das bedeutet anstelle von einem Flussdiagramm werden mehrere Turtle hintereinander gelegt. Diese "Turtle-Parade" :woohoo: zeigt mir dann den gesamten Ablauf mitsamt allen Informationen die mir ein Turtle so bietet. (?)

Dann muss ich also am Ende nur noch die richtigen Turtles in der richtigen Reihenfolge hintereinander legen. Wer garantiert denn das der Mitarbeiter die richtige Reihenfolge der Turtles kennt, sind diese nummeriert?

Der Auditor oder Prozessowner, die den Prozess analysieren sollten, sollten dies können.
Nochmal, die eine Darstellung schliesst die andere nicht aus !
Vorschlag, mach mal ne VDA6.3 Schulung

Hallo,

dem kann ich nur zustimmen, beide Darstellungen haben ihre Darseinberechtigung in völlig unterschiedlichen Anwendungsbereichen.

Wer seinen Mitarbeitern eine "Reihe" von Turtles zumuten will, verlangt sehr viel Verständis (ich arbeite in einem Industrieunternehmen, wo genug Mitarbeiter, mit einer Anweisung mit 5 Schritten und 5 Bildern ihre Schwierigkeiten haben ). Weswegen ich auch weiterhin, nach viel Erfahrung der Meinung bin alles in Prozessabläufe darzustellen ist nicht praktikable. Meine erste Schulung zu Prozessdarstellung hat mal gesagt, ein Flowchart darf max. 7 Symbole (Eingang, Ausgang, Schritte, Entscheidungen) haben, damit das menschliche Gehirn sie erfassen kann. Wie viele Prozesse man da in einem durchschnittlichen Unternehmen bekommt kann man sich vorstellen.

Das ist wie mit der Ernährung, alles in ausgewogenen Maßen ist am besten

Grüße

TamTom