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PLATO Blog

Mit wenigen Klicks auf das nächste Audit vorbereitet

März 2020
26
Autor: PLATO
Firma: PLATO AG
Mit wenigen Klicks auf das nächste Audit vorbereitet

PLATO erweitert den XERI™ Funktionsumfang um Schulungsverteiler.

Um den Nutzen eines QM-Systems zu steigern und Konformität nachzuweisen, ist es erforderlich, dass die Lenkung dokumentierter Informationen gewährleistet ist. Beispiele für diese Art der Dokumente sind Verfahrens-, Arbeits- und Betriebsanweisungen, Prozesspläne u.v.m.

Um gut vorbereitet dem kommenden Audit entgegenzutreten, müssen sich Unternehmen u.a. fragen, ob sie alle Unterlagen vorliegen haben und den Nachweis erbringen können, dass mit den aktuellen Anweisungen überall im Unternehmen gearbeitet wird.

Richtig fahrt nimmt ein Managementsystem auf, wenn es nicht nur den formalen Anforderungen der Normen genügt, sondern auch dem Anwender einen hohen Mehrwert bietet.

Veröffentlichung und Publikation von Dokumenten

PLATO XERI™ Dokumentenmanagement stellt sicher, dass die Dokumentenverteilung in einem geregelten Verfahren stattfindet. Dokumentenempfänger (Gruppen oder Einzelpersonen) werden automatisch über Aktualisierungen und deren Veröffentlichung von Dokumenten per E-Mail benachrichtigt und ggf. aufgefordert, die Kenntnisnahme zu bestätigen.

Es gibt aber auch nach wie vor Unternehmensbereiche, die Dokumente in Papierform benötigen. Auch hier bietet XERI™ einen Workflow für die Sicherstellung der Aktualität der Dokumente, wie z. B. das Erzeugen überwachter Kopien und die Bestätigung über die Vernichtung der Vorversionen. Durch das Erzeugen von autorisierten Kopien ist der Druck von Dokumenten eindeutig zuzuordnen, transparent und steuerbar. Für den Anwender ist dies eine enorme Vereinfachung bei der Einhaltung von formalen Anforderungen in bestimmten Branchen.

Anwender können zu jedem Zeitpunkt die jeweiligen Lenkungsschritte eines Dokumentes einsehen und belegen, wer es erstellt, wer es geprüft, wer es freigegeben und wer es zur Kenntnis genommen hat. Dies gilt auch für unterweisungspflichtige Arbeitsanweisungen. Mit der neuen Version lässt sich nun beispielsweise bei der Erstellung oder Überarbeitung einer SOP nachweisen, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Qualifikationen verfügen. XERI™ dokumentiert hierzu automatisch einen Schulungsbedarf über alle davon betroffenen Mitarbeiter. Sie behalten den Überblick über alle ausstehenden sowie durchgeführten Schulungen der Mitarbeiter.

PLATO XERI™ gewährleistet

  • einfache Nachverfolgbarkeit durchzuführender Schulungsmaßnahmen.
  • frühzeitige Information bei Vorabveröffentlichung des Dokumentes.
  • nachträgliche Information an neue Mitarbeiter.
  • automatische Erinnerung bei offenen Schulungsmaßnahmen.
  • simple Konfiguration des Schulungsverteilers über den Dokumententyp.
  • automatische Archivierung der Schulungsbestätigungen bei Archivierung der jeweiligen Dokumentenversion.
  • einfache Administrationstools für das schnelle Entfernen und Hinzufügen von internen und externen Schulungsteilnehmern.

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