Arbeitsanweisung für Archivierungsregeln

Hallo zusammen,

mich beschäftigt für die Kollegen eine Frage bezüglich Archivierungsregeln. Generell gilt die Regel, dass alle Fertigungsdokumente für 10 Jahre archiviert werden, es sei denn die Kundenspezifikation fordert mehr. Es geht hierbei nicht um kaufmännische Themen, sprich Bilanzen, Rechnungen, Finanzen.

Die fertigungsrelevanten Aufzeichnungen werden in der Produktion erzeugt, seien es Selbstkontrollen oder vom Kunden geforderte Checks in den einzelnen Produktionsschritten. Ebenso sehe ich dort Aufzeichnungen der QS über zerstörungsfreie Prüfungen oder Vermessungen.
Diese werden allesamt eingescannt und digital in den Auftragsordnern abgelegt. Die große Frage ist also, wie mit dem Papier dazu verfahren werden darf. Die Kollegen würden das aus Platzgründen gerne vernichten, sind sich aber über die Regularien unsicher.

Das QMS in der Firma sagt dazu, wie schon erwähnt, nur dass 10 Jahre archiviert werden muss.

Mein Ansatz durch Recherche gestaltet sich nach §257 HGB. §257 HGB
Hier ist allerdings stets die Rede von Handelsbriefen - sind also die genannten Produktionsdokumente aus solche zu verstehen?

Die Speicherung der eingescannten Aufzeichnungen sind lesbar und auch wieder auffindbar. Gespeichert wird dies auf dem Firmenserver, welcher lokal in der IT vorhanden ist. Eine tägliche Spiegelung der Daten erfolgt in einem anderen Gebäude auf dem Gelände, es wäre also ein lokales Backup vorhanden, wenn das IT-Gebäude abbrennt. Ich würde das im Sinne von HGB §257 Abs. 3 als erfüllt ansehen.

Kann ich nun also ohne schlechtes Gewissen im rechtlichen und im Sinne der Qualität sagen, dass solches eingescanntes Papier vernichtet werden darf? Gerne auch andere Ansätze.

Viele Grüße
E.

Der Beitrag wurde von EW_OS bearbeitet: 07.03.2024, 12:37 Uhr

Hallo,

der Einsatz über die gesetzlichen Anforderungen ist schon gut (siehe z.B. REACH Verordnung, GefStoffV, TRLV Lärm, NachwV, AO, HGB, BGB, UstG, DGUV V1, AAG, EstG, ArbZG, SGB, BetrAVG, DGUV I 211-005, DSGVO. Vergiss jedoch nicht die kundenspezifischen Anforderungen deiner Kunden, die manchmal höhere Anforderungen festlegen (z.B. 15 Jahre bzw. 30 bei sogenannte sicherheitsrelevante Bauteile). Ich habe bei uns den Einsatz gewählt die Lebensabschnitte eines Dokumenten zu beschreiben um die Aufbewahrungszeiten en Anwendern verständlich zu machen. Beginn der Aufbewahrung der Information, beginn der Vernichtungs- bzw. Löschfrist, Ende der Vernichtungs- bzw. Löschfrist. Es gibt verschiedene Arten von Dokumente. Aufzeichnungen sind eine. Im QMs sind jede Menge andere Dokumentierte Informationen (um den Wortlaut der Norm zu nutzen) vorhanden, die es gilt auch zu betrachten.

Hallo EW_OS,

wie ich in deinem Text / Frage herauslese, ist das ihr die Archivierungsdauer auf min 10. Jahre festgelegt habt und die Kundenforderungen auch berücksichtigt.

In erster Linie spielt es keine Rolle, ob ihr die Dokumente in Digitaler- oder Papierform aufbewahrt, außer es gibt Forderungen von Kunden, die dies explezit verlangen.

Wir "archivier" dokumentiere Informationen, sogar welche wo Qualitätsrelevant sind in Digitalerform auf, da dies so auch leichter zu schützen sind, Thema Brand im Gebäude, Feuchtigkeit, Verblasen, usw.... Du musst dies nur in deinem Verfahren bzw. ggf. in der Auflistung so dokumentieren.

schöne Grüße aus dem Ländle

Guten Tag,

gerne möchte ich mit einer etwas anderen Sichtweise (Entlastungsnachweise im Produkthaftungsfall) das Thema betrachten:
Beim Entwicklungsverantwortlichen sind die Entlastungsdokumente Risikoanalyse mittels Design-FMEA und die dazugehörigen Kundenvorgaben, Validierungs- und Verifizierungsnachweise mit Kundenfreigaben relevant. Diese Dokumente sollten 30 Jahre nach Ende der letzten Serienbelieferung archiviert werden (Entlastungsnachweise bzgl. möglicher Designmängel).
In der Prozessplanung werden Prozess-FMEA, Produktionslenkungsplan und als Abschlussdokument der vollständige Erstmusterprüfbericht mit Prüfnachweisen und Spezifikationen benötigt.
In der Serienfertigung sind vor allem Prüfnachweise für alle Besonderen Merkmale und Maßnahmen bei n.i.O.-Ergebnisse relevant.
Weiterhin sollten die statistischen Prozessfähigkeitsnachweise für die Besonderen Merkmale (falls nicht 100% geprüft) archiviert werden.
Hier wären 15 Jahre nach Ende der letzten Serienbelieferung ratsam (manche Kunden fordern 30 Jahre).
Bei elektronischer Archivierung digitalisierter Dokumente sollte die Fachabteilung eine Risikoanalyse durchführen,
ob und unter welcher Voraussetzung mit der verwendeten Hardware eine gesicherte Archivierung über 30 Jahre möglich ist.

Der Beitrag wurde von Sonntag bearbeitet: 11.03.2024, 15:49 Uhr