Audit

Hallo;.)

ich bin schon seit längerem im Bereich Qualität, entsprechend geschult und jetzt seit kurzem verantwortlich für die Durchführung von Audits. Wir hatten neulich ein internes Audit ( zwei Auditoren) in einer Abteilung. Ein neuer Kollege, sowie der Orga Leiter waren eingeladen. Das Ende vom Lied war aber, das sich der OE Leiter hat entschuldigen lassen. Angeblich keine Zeit.
Der neue Kollege wurde sehr schlecht, bis gar nicht eingearbeitet, und konnte die Fragen gar nicht beantworten. Mein Chef, als zweiter Auditor hat dann die Entscheidung gefällt das Audit abzubrechen, da es aus seiner Sicht keinen Sinn machte.

Da ich aber größtenteils für die Organisation und Planung verantwortlich bin, fällt es mir schwer hier das weitere vorgehen zu kommunizieren. Es sollte ja auf jedenfall ein Nachaudit geben. Aber der neue Kollege hat die Firma schon wieder verlassen. Wen kann man hier jetzt in Verantwortung nehmen. Es ist sehr unwahrscheinlich das der OE Leiter für ein Nachaudit zur verfügung stehen wird, da er auch viele Details nicht kennt. Von den Prozessen ganz zu schweigen:-D

Welche Optionen gibt es hier jetzt überhaupt..!? Und wie kann man das weitere vorgehen richtig formulieren..?

Hallo levuslazi,

wie du richtig sagst, ist ein Nachaudit erforderlich. Ich denke es sollte hier aber nicht an der Person scheitern. Im Prinzip muss das Wissen über die Aufgabe ja irgendwo beschrieben sein.

Der Prozesseigner ist ja für die Erfüllung seiner Prozesse verantwortlich. Also würde ich mir diese Person greifen, oder fragen, wer diese Aufgabe nun übernimmt.

Wenn die Stelle zeitnah wieder besetzt wird, dann kann man ja sicher auch solange warten, bis der neue Kollege eingelernt ist.

Ansonsten würde ich als Abweichung eben mangelnde Einarbeitung mit aufnehmen. Sollte dies ein generelles Problem sein, müsste man sich darum ja auch kümmern. Die Lösung des Themas ist ja nicht deine Aufgabe, sondern die des Prozesseigners.

Bei einem Zertifizierungsaudit gäbe es diese Ausreden ja auch nicht. Da muss man eben abliefern. Und wen man keine Ahnung vom eigenen Prozess hat, sollte man zumindest wissen, wo es steht.

Zur Not macht man das Audit dann eben mit der Person, die für die Einarbeitung zuständig wäre.
Falls keiner mehr was über die Stelle weiß, oder was die Person eigentlich tun sollte, habt ihr meiner Meinung nach ein ganz anderes Problem.

Hallo levuslazi,

so wie es geschildert wurde, sehe ich hier folgende Themen:
- Gab es im Vorfeld eine Auditplanung, aus der der OE-Leiter den geplanten Termin entnehmen konnte und wenn ja, war im der Termin bekannt?
- Wurde kurz vor dem Audit der endgültige Termin mit dem OE-Leiter abgestimmt?
- Es wurde eine internes Audit mit zwei Personen durchgeführt. Wer war Lead-Auditor, wer war Co-Auditor. Der Lead-Audit entscheidet letztlich über den Abbruch.
- Das Audit wurde abgebrochen. Gab es eine schriftliche Information an die Geschäftsführung (diese ist letztlich immer Auftraggeber eines internen Audits) mit der zutreffenden Begründung.
- Das Audit muss selbstverständlich erneut angesetzt werden. Zuvor würde ich mit dem OE-Leiter ein Gespräch führen und ihn über die Konsequenzen einer Nichtteilnahme (erneuter Abbruch des Audit) aufklären. Allerdings macht mich die Anmerkung "Es ist sehr unwahrscheinlich das der OE Leiter für ein Nachaudit zur Verfügung stehen wird, da er auch viele Details nicht kennt." stutzig. Natürlich muss ein Abteilungsleiter nicht alle Details seines Verantwortungsbereiches kennen. Dafür stehen aber doch die ausführenden Mitarbeiter/innen zur Verfügung. Diese werden doch nach den Details gefragt.

Weitere Details können meinen Abhandlungen auf www.pwmp.de entnommen werden.

MfG
Peter Wintzer