Dokumentenmanagement - Dokumentenmatrix

Hallo,

in unserem Unternehmen haben wir vor ein übersichtliches Dokumentenmanagement zu erstellen.
Wir sind ein Unternehmen mit ca. 150 Mitarbeitern im Bereich Handel, Vertrieb und Produktion.
Ich bin als QM und QMB dafür verantwortlich eine Dokumentenmatrix zu erstellen.
In dieser Matrix wollen wir alle Dokumente AA,VA,FB,BA ...u.a. einfügen.

Die Bezeichnung bzw. Ordnungsschlüsselvergabe ist allerdings nicht eindeutig, d.h. man kann anhand der Kennzeichnung z.b.: AA1.00_02 nicht genau definieren zu welcher Abteilung das Dokument gehört, sodass erstmal alle Dokumente zugeordnet werden müssen.

Da ich noch nicht über so viel Erfahrung verfüge ist meine Frage wie geht man hier am besten vor, bzw. gibt es hier fertige Excel-Vorlagen. Unter den Downloads habe ich nichts gefunden!

Vorab danke für die Hilfe!

Gruß

H. Missal

Ich würde die Dokumente den Geschäftsprozessen zuordnen. Man muss ja eh die Geschäftsprozesse in der QM-Dokumentation beschreiben; für jeden Geschäftsprozess gibt es auch einen Eigentümer.

Man hat dann 2 Vorteile:
1. Man findet die Dokumente wieder; sie "gehören" ja dem Prozesseigentümer
2. Wenn Dokumente nicht zugeordnet werden können, braucht man sie entweder nicht (-> existierende Dokumente ins Archiv und dann ungültig machen), oder man braucht sie und die Prozesslandschaft stimmt nicht (-> Prozesslandschaft verbessern).

Guten Morgen Herr Stanger,

das ist eine gute Empfehlung, danke hierfür.

Mit freundlichem Gruß

Holger Missal

Hallo H. Missal,
nach unserer Erfahrung können wir nur davon
abraten, ein Dokumentenmanagement mit Hilfe von Excel-Vorlagen organisieren
zu wollen.
So, wie Sie die Sache schildern, wäre es sinnvoll, in ein
Prozessmanagementsystem mit Prozessmodellierung und nachgeordnetem
Dokumentenmanagement zu investieren, das Organigramm (Aufbau und Ablauf)
nachzumodellieren und daran angehängt die Dokumentenordnung zu etablieren.
Freundliche Grüße
M. Kip
ipro Consulting GmbH
http://www.ipro-consult.de/

Hallo,
vielleicht hilft Ihnen viflow dabei.
Viflow ist eine Datenbank mit der man Qualitätsmanagementprozess grafisch darstellen kann.
Einfach mal bei Youtube den Namen eingeben, finde dieses Programm sehr gut.
In Word oder Excel ist es zu aufwändig, da man mit Hyperlinks arbeiten Kann/muss...

Gruß

Stefan

Hallo Stefan,

danke für die Empfehlung, das Programm habe ich mir schonmal angeschaut ist sicher eine gute Lösung!

Gruß

H. Missal