Physisch, virtuell, hybrid – Konferenzen quo vadis?

Zielgruppen und Aufgaben von Konferenzen

Die Aufgabe von Industrie- und Technologiekonferenzen besteht insbesondere darin, Teilnehmenden und Ausstellern Möglichkeiten zum inhaltlichen und persönlichen Austausch zu eröffnen. Auf der inhaltlichen Ebene vermitteln unterschiedliche Formate wie Keynotes, Masterclasses, Paneldiskussionen und Workshops Wissen zu branchen- und technologiebezogenen Konzepten sowie zu konkreten Industrieanwendungen.

Mit entsprechenden Software-Tools und Mobile Devices ist es den Teilnehmenden zudem möglich, während der Vorträge und Diskussionen Fragen an die Referenten zu stellen, diese mit einem Like zu versehen sowie an Umfragen teilzunehmen. Auf diese Weise gelingt es, Teilnehmende aktiv in die Konferenz einzubinden und sie an der inhaltlichen Gestaltung teilhaben zu lassen.

Auf der persönlichen Ebene ermöglichen die eindeutige Identifikation potenzieller Gesprächspartner, die schnelle Kontaktaufnahme und der zielgerichtete Austausch ein erfolgreiches Networking.

Formate zur Durchführung von Konferenzen

Die Durchführung von Konferenzen kann physisch (Teilnehmer sind vor Ort), digital (Teilnehmer haben Zugang zum Livestream, in der Regel des Main Tracks) und hybrid (physisch und digital) erfolgen.

Auf der inhaltlichen Ebene bieten physische Formate die größten Vorteile für Teilnehmer und Aussteller. Neben den im Main Track übertragenen Formaten (Vorträge, Masterclasses, Paneldiskussionen) ist die aktive Teilnahme an weiteren, insbesondere interaktiven Formaten, möglich (Workshops).

Auf der inhaltlichen Ebene bieten physische Formate die größten Vorteile für Teilnehmer und Aussteller. Neben den im Main Track übertragenen Formaten (Vorträge, Masterclasses, Paneldiskussionen) ist die aktive Teilnahme an weiteren, insbesondere interaktiven Formaten, möglich (Workshops).

Auf der persönlichen Ebene gestaltet sich das Identifizieren relevanter Gesprächspartner bei physischen Formaten als äußerst schwierig, da dies nur anhand der Namensschilder und demzufolge unsystematisch erfolgen kann. Auch der „richtige Moment“ für eine Kontaktaufnahme ist nicht immer leicht zu finden.

Bei digitalen Konferenzen hingegen werden die Teilnehmerlisten (Namen, Funktionen, Unternehmen) idealerweise einige Tage vor der Konferenz verteilt, um die optimale Vorbereitung der Vor-Ort-Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

Mit intelligenten Matchmaking-Tools können Gesprächspartner systematisch identifiziert und gezielt Terminanfragen gestellt werden, welche die angefragten Gesprächspartner anschließend bestätigen können. Der Zeitraum für die Gesprächsanfragen ist dabei nicht auf die Dauer der Konferenz beschränkt, sondern einige Tage vor und nach der Konferenz möglich.

Die Gespräche selbst können per Chat oder Video geführt werden. Digitale Formate ermöglichen somit ein systematisches und gezieltes Networking und sind insbesondere für Vertriebsaktivitäten in hohem Maße geeignet. Ein enormer Vorteil digitaler Formate ist die grundsätzlich globale Reichweite, welche die Anzahl potenzieller Gesprächspartner massiv erhöht. Der informelle Austausch, zum Beispiel in der Ausstellung oder während einer Abendveranstaltung, bleibt hingegen physischen Konferenzen vorbehalten.

Erfolgsfaktoren hybrider Konferenzen

Der Erfolg einer Konferenzteilnahme basiert für Teilnehmer und Aussteller gleichermaßen auf einer systematischen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Insbesondere der Umgang mit digitalen Konferenzplattformen und entsprechendes Wissen über digitale Vertriebswege sollten durch die Veranstalter im Vorfeld hybrider Konferenzen vermittelt werden.

Hierzu eignen sich How-To-Videos und Webinare, in denen auch auf individuelle Fragen der Teilnehmer eingegangen werden sollte. Dieses Vorgehen ist grundsätzlich zu empfehlen, um während einer Konferenz nicht an technischen Hürden zu scheitern. Die frühzeitige Vereinbarung von Gesprächsterminen sowie die Bereitstellung von Informationsmaterial vor, während und nach einer Konferenz unterstützen den effizienten Konferenzbesuch. Darüber hinaus vermag die Kombination eines physischen und eines virtuellen Ausstellungsstandes die Anzahl realisierter Kontakte signifikant zu erhöhen.

Es besteht auch nach der IPM-Studie „Impact of the coronavirus crisis on events and outlook for 2021+“ kein Zweifel: Ob physisch, virtuell oder hybrid, eine aktive Herangehensweise ist für Teilnehmer und Aussteller essenziell, denn potenzielle Gesprächspartner und Kunden kommen nicht von allein.