Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten

Hallo liebe Freunde,

Laut der Iso TS 16949 müssen wir die Kundenanforderungen ( Customer Specific Requirements )im Bezug auf der Aufbewahrung von Dokumenten und Daten beachten.
Ich habe in der Formel Q Konkret nach Records retention, steht aber nix drüber.

Könnt Ihr mir helfen Bitte. Wir stehen halt kurz vor der Re-Zertifizierung und Müssen halt alles vorbereitet haben.

Danke vielmals im voraus

QM-Abteilung

Hallo QM-Abteilung,
geh mal von min. 15 Jahren aus.

Rechnet sich so:

Alle Sicherheitsdokumente sowieso min. 15 Jahre, dann die Produktionsunterlagen von der Entwicklung bis zum EOP plus vereinbarte Zeit nach Produktionsende (kann im Einzelfall schon mal 30 Jahre ergeben).

Ist so Global mal nicht zu beantworten. Diese Dinge stehen aber in allen Specs. der Auftraggeber.

Mit den 15 Jahren fällst mal nicht auf.

Danach würde ich dann mal nachdenken, was das bedeutet! Hier ist die Datensammlung lesbar zu halten. Bei CAD Daten wird das eine Herausforderung, denn da bewahrst mal schnell ne Workstation mit auf und hältst sie am laufen. Bei den kaufmännischen Daten, kann das mal schnell ne alte aber dafür raumgreifende Computeranlage sein.
Dann kommen die Normen, die sich im laufe der Jahre ändern und auch die Kundennormen. Dann musst nachweisen, dass die Teile von anno dunnemal nach den damaligen Normen hergestellt wurden (SPC), hier denke ich an die, meiner Meinung nach blödsinnige, Aktion mit den Verschraubungen (jetzt Bleifrei).

Hier kommt noch gewaltig Arbeit auf Dich zu. Trotzdem Kopf hoch und durch.

Grüßle
Peter

Gruss Gott Peter

Ich habe VW darüber gefragt , ich habe die folgende Antwort erhalten:

Zu Ihrer Frage bezüglich Aufbewahrung von Dokumenten und Daten möchte ich auf unsere Nutzungsvereinbarung unter Punkt 12 verweisen:

12. Archivierung und Aufbewahrung
Der Nutzer ist für die Einhaltung der bei Handelsdokumenten einschlägigen gesetzlichen und sonstigen Aufbewahrungspflichten sowie für eine ordnungsgemäße Archivierung selbst verantwortlich.Zu diesem Zwecke hat der Nutzer das Recht, die eingestelltenund ihm übermittelten Dokumente auf eigenen Datenträgern zu speichern.

Was sagen sie dazu:

Gruss
QM- Abteilung

Hallo,

hast du schon mal den VDA Band 1 gelesen ?
Dokumentation und Archivierung - Leitfaden zur Dokumentation und Archivierung von Qualitätsforderungen

WIe Peter geschrieben hat, Rchtwert sind EOP + 15 Jahre.


Gruß
Wolfgang

Hallo Wolfgang

Danke vielmals für die Antwort, ich habe leider in der VDA Bande 1 nicht nachgeschaut, ich gehe davon aus, wie Peter ( Danke an Dir Peter too ) zuvor erwähnt hatte: sollen die Dokumente mindestens 15 Jahre aufbewahrt werden. Der Kollege von VW hatte mir davon nix gesagt.

Weiss jemand was der VDA BAND 1 "Leitfaden zur Dokumentation und Aufbewahrung" angibt?

Danke vielmals

Hallo QM-Abteilung,
um dem was Wolfgang sagt noch einen draufzusetzen hier der Auszug aus der VDA 6.1:

Zitat:
Dazu sind Vorgaben erforderlich über z.B.:
- Aufbewahrungsdauer
- Ablageordnung
- Ablageort.
Dabei ist z.B. zu beachten:
- Schutz gegen Feuer, Wasser u.a.
- Speichermedien (Akten, Mikrofilme, DV-Speicher)
- ggf. zusätzliche Sicherheitsablage (Doppelarchivierung, Sicherheitskopie
usw.).
Die Aufbewahrung von - auch nicht mehr aktuellen - Dokumenten muss geregelt
sein, um auch zu einem späteren Zeitpunkt nachweisen zu können,
dass das QM-System, der Prozess und das Produkt die Qualitätsforderungen
in einem bestimmten Zeitraum erfüllt haben.
Die Dauer der Aufbewahrung (Archivierung) muss sich unter anderem auch
an Forderungen von Gesetzen, allgemeinen Richtlinien, Kunden und Aspekten
der Produkthaftung ausrichten (siehe VDA-Band 1).
Zitat Ende.

Und jetzt: Nicht durchdrehen, sondern Aufbauen. Hier ist viel Schweiß angesagt. Ach ja, auch Geld.

Grüßle
Peter

Hallo zusammen,

einfachste Quelle für solche Anfragen ist immer das Internet, wie z.B.

http://www.workingoffice.de/index.php;do=s...d=138/alloc=311

Hier noch eine Info vom Kraftfahrtbundesamt (KBA) zu Archivierungsfristen für Qualitätsnachweise:

http://www.kba.de/cln_016/nn_124394/DE/Fah...html?__nnn=true

Ggf. kann Ihnen im Zweifelsfall auch die örtliche IHK, etc. weiterhelfen.

Freundliche Grüße
Rainer Zipperer

Hallo zusammen,
hier noch eine sehr aktuelle und heiße Info aus dem VW Imperium:

Mir wurde heute mitgeteilt, dass VW dieses Thema im Moment überarbeitet. Im Moment werden Anforderungen überprüft und Fristen angepasst.

Da es sich um einen laufenden Prozess handelt, werden die Fristen leider noch nicht heraus gegeben.

Also Augen und Ohren auf und mit den Qualitätern dort in Verbindung bleiben.

Grüßle
Peter

Hallo QM-Abteilung,

wie von Dir angefragt:

hier ein Auszug aus der VDA1 #5.3:

Hallo zusammen an alle Leidensgenossen!

...und wenn man sich dann entschieden hat die elektronische Form der Archivierung durchzuführen, bitte auch dies komplett beschreiben und zuvor auch testen ob es denn auch wirklich funktioniert! (Stichwort backup & restore).

Peter hat ja auch schon angedeutet, dass man möglicherweise eine ganze Computeranlage dafür bereitstellen muss. Dabei ist zu bedenken, dass der Ausfall einzelner Teile eines EDV-Systems möglichwerweise die Funktion der ganzen Anlage verhindert.

Derzeit ist noch nicht wirklich klar und erwiesen, wie lange Medienstandards und hardware tatsächlich halten und funktionieren wird...
Ich denke, jeder hat schonmal erlebt wie man schliesslich den ganzen PC daheim ersetzt, weil zuerst das RAM oder die Grafikkarte ablebt... und dann kein Ersatz erhältlich ist, der zum Rest des PC passt und funktioniert...kleines Beispiel aus den jedermanns Alltag...

Ein schier nicht zu unterschätzendes Thema in der ganzen Komplexität ...

Viele Grüße
Andreas

..... :laugh: also ich wohne in der Nähe einer alten Erzgrube........ nur so als kleiner Hinweis........ :woohoo:

Bärliner schrieb:


Hallo zusammen,
genau so seh ich das auch.

Hier ein Beispiel für einen einfachen Festplattenwechsel:



Ne jetzt Ernsthaft:
Bei CAD Anwendungen gibt es immer die Möglichkeit IGES Files zu erstellen. Leider hat jedes CAD Programm immer nur ein Teil von IGES implementiert. So und jetzt? Ein File wurde mit einer Teilmenge an Befehlen erstellt die das neue System nicht kennt und dann....? Das bedeutet konkret: Neue kompatible Hardware und Software zum Archiv am Leben halten.

Grüßle
Peter

OK , ich werde mich auf dem Laufenden halten.
Danke vielmals lieber Peter.

QM- Abteilung
Bellamy

Guten Tag;
Am Besten würde man im MHB oder in einer RL festhalten, welche Dokumente / Aufzeichnungen / Vereinbarungen .. wie lange aufbewahrt werden, wie (in welcher Form elektronisch, Papier), wo (welche Abt. etc).
Für massgebendde Dokumente ist der allererste Beitrag von Peter gültig.
gruss, hb

Hallo,

wir implementieren gerade die ISO27001 in das vorhandene Managementsystem. Dabei ist dies unteranderem auch ein Thema.

Deshalb der Hinweis, macht eine Risikoanalyse mit dem Verfahren das ihr dafür verwenden wollt, dann solle die Entscheidung evtl. leichter fallen ( Kosten => Nutzen => Risiko........ )

Gruß
Wolfgang

Hallo Wolfgang,

ich möchte bei Deiner Ausführung nochmal nachhaken.

Was ist mit Bremsflüssigkeiten, bei denen der Hersteller ein Ablaufdatum von 2 Jahren vorgibt? Wie lange siehst Du deiner Meinung nach die Pflicht der Archvierungsdauer?

vg, stefaN

Hallo Wolfgang,

ich möchte bei Deiner Ausführung nochmal nachhaken.


Was ist mit Bremsflüssigkeiten, bei denen der Hersteller (wir) ein Ablaufdatum von 2 Jahren vorgeben? Wie lange siehst Du deiner Meinung nach die Pflicht der Archvierungsdauer?

vg, stefaN

Hallo,
ich denke man kann nicht davon ausgehen dass alle Fahrzeuge nach Ablauf des Verwendungsdatums die Bremsflüssigkeit austauschen, ich denke eher es wird Leute geben die bis ans Lebensende des Fahrzeugs damit fahren.
Insofern meine ich sollte auch hier die Dokumentation 15 Jahre aufbewahrt werden.

Gruß Andreas Vogt

Danke für die Antwort,

aber, auch wenn wir "nur" eine Gewährleistung für drei Jahre geben ud dies auch so ausgewiesen ist?

vg, Stefan Schaller

Hallo,

und danke für die Erinnerung per email Sorry die antworten gingen bei mir etwas unter.

Das Ablaufdatum und die Aufbewahrungsfristen hat für mich keinen Zusammenhang, Wenn du die 15 Jahre (VDA Band 1) nicht erfüllen möchtest mußt du mit dem Kunde für dich etwas aushandeln. Wenn nicht gilt die CSR vom Kunde und der sagt 15 Jahre bzw. VDA Band 1.

Gruß
Wolfgang

Hallo zusammen,

in jedem Fall gelten mindestens die gesetzlichen Vorgaben, welche in jedem Fall einzuhalten sind. Wenn der Kunde vertraglich eine längere Archivierungszeit definiert hat, ist diese ebenfalls einzuhalten.

"....Nach § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare, Personalakten, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren.

Bei Sicherheitsbauteilen und da gehört m.E. auch die Bremsflüssigkeit dazu, sind mir 15 Jahre geläufig.

Freundliche Grüße
Rainer Zipperer